Hallinnollinen isännöinti
Isännöitsijätoimiston hallinnolliset tehtävät
MTR-Isännöinti tarjoaa taloyhtiön hallinnolliset palvelut kilpailukykyiseen hintaan, monialaisen tiimin vahvalla osaamisella sekä viimeisimpiä digipalveluita hyödyntäen. Yhtiön henkilöisännöitsijä huolehtii taloyhtiön juoksevien asioiden hoitamisesta yhtiökokouksen ja hallituksen päätösten mukaisesti. Hallinnolliseen isännöintiin kuuluu esimerkiksi hallituksen kokousten ja yhtiökokousten järjestäminen, taloyhtiöiden tietojen ylläpitäminen, sopimusten hallinta ja vakuutuksien hoitaminen.
Luotettavan, avoimen ja järjestelmällisen isännöinnin hankkiminen on yksi taloyhtiön hallituksen tärkeimmistä tehtävistä. Kilpailutus vie jonkin verran aikaa, mutta se ei ole vaikeaa! Lue lisää täältä.
MTR:llä tuloksiin päästään tiimityöllä
Hallinnollisen isännöitsijän työnkuvaan kuuluu taloyhtiön toimintaa ohjaavat ja tukevat tehtävät. Jotta hallinnollisiin tarpeisiin pystytään laatimaan asianmukainen työlista toimenpiteineen, on isännöitsijällä oltava riittävästi aikaa perehtyä taloyhtiön asioihin yhdessä hallituksen kanssa. MTR:llä isännöitsijät toimivat osana monialaisten ammattilaisten tiimiä, jolloin pystymme keskittämään hallinnollisen isännöitsijän osaamisen esimerkiksi yhtiökokousten ja muiden taloyhtiön strategisten asioiden hoitamiseen.
Hyödynnämme isännöintitehtävissä alan viimeisintä teknologiaa.
Käytämme isännöintipalveluiden toteuttamisessa digitaalisia viestintäkanavia, jotka tarjoavat taloyhtiöille helposti ymmärrettävät ja ympäri vuorokauden saatavilla olevat hallitustyökalut. Sähköisen palveluportaalin ja taloushallinnon ohjelmiston avulla taloyhtiön hallituksella on rajoittamaton pääsy yhtiön tietoihin ja kirjanpitoon sekä isännöitsijän laatimiin tehtävälistoihin, sopimuksiin ja muihin dokumentteihin.
Mitä hallinnollisen isännöinnin tehtäviin kuuluu?
Taloyhtiöiden kokoukset
Valmistelemme taloyhtiöiden hallituksen kokoukset sekä yhtiökokoukset ja laadimme esityslistan tiiviissä yhteistyössä taloyhtiön hallituksen kanssa. Huolehdimme kokousten järjestelyistä sekä kokouksesta tiedottamisesta, ja toimitamme selkeät esityslistat päätösehdotuksineen ja liitteineen. Osallistumme kokouksiin paitsi sihteerin roolissa, myös asiantuntevana tukena hallinnollisten asioiden käsittelylle. Kokouksen jälkeen laadimme pöytäkirjan ja käynnistämme päätetyt toimenpiteet.
Sopimusten hallinta
Kun taloyhtiöllä tulee tarve kilpailuttaa esimerkiksi kiinteistöhuolto tai sähkösopimus, isännöitsijämme huolehtii kilpailutusprosessista sekä sen vaatimasta taustatyöstä, dokumentoinnista ja sopimuksenhallinnasta. Myös kiinteistön turvallisuudesta huolehtiminen on hallinnollisen isännöitsijän työtä. Taloyhtiön vakuutuksien hoitaminen ja niiden päivittäminen on yksi tärkeimmistä turvallisuustekijöistä. Käytämme vakuutusmeklaria tukena vakuutusasioissa, kuten riskeihin liittyvien arvioiden laatimisessa.
Taloyhtiöstrategia
Taloyhtiötä johdetaan yhdessä hallituksen ja isännöitsijän kanssa. Laadimme johtamisen tueksi suunnitelmallisen ja järkevän strategian, jonka avulla määritetään mihin suuntaan taloyhtiö on menossa mm. korjaussuunnittelun, huoltotoiminnan ja kiinteistön arvon osalta. Taloudellisten ja hallinnollisten näkökulmien lisäksi hyvä strategia pitää sisällään asumisviihtyvyyteen liittyvät palvelut ja toimenpiteet laajempana kokonaisuutena. Kauttamme taloyhtiö saa tietotaidon strategian tekemiseen sekä apua strategian toteuttamiseen ja tulosten seuraamiseen. Tuotamme asukaskyselyitä strategian laadinnan tueksi, jolloin asukkaiden ja osakkaiden näkemykset, toiveet ja mielipiteet saadaan huomioitua esimerkiksi tulevien hankkeiden suunnittelussa.
Hallituksen jäsenten tai muiden sidosryhmien mahdollisesti vaihtuessa on taloyhtiön etu, että valittu linja säilyy.
Viestintä
Viestintä on tärkeä, ja usein taloyhtiön asukkaan kannalta konkreettisin, osa isännöintipalvelua. Peruspalveluumme kuuluu asukasportaali, jonka kautta asukkaat, osakkaat ja hallituksen jäsenet löytävät taloyhtiön perustiedot ja ajankohtaiset asiat ajasta ja paikasta riippumatta. Tarvittaessa taloyhtiöt saavat kauttamme erillisiä viestintäpalveluita, jotka ovat suunniteltu taloyhtiön toiveiden mukaisesti. Viestintäpaketteihin voivat kuuluvat mm. perussopimuksen päälle tuleva ajankohtaistiedottaminen, asukaskyselyiden tuottaminen ja analysointi sekä sosiaalisen median käyttöönotto taloyhtiölle.
Taloyhtiöillä on myös mahdollista hankkia kauttamme urakkaviestintäpaketti korjaushankkeiden yhteyteen. Urakoiden kohdalla viestinnän tarve kasvaa merkittävästi. Urakkaviestintäpakettiemme kautta tiedottaminen keskitetään isännöintitoimiston hoidettavaksi, jolloin se on säännöllistä, suunniteltua, sujuvaa ja taloyhtiön erikoispiirteet huomioonottavaa.
Lakipalvelut
MTR-Isännöinniltä saat saman katon alta myös lakipalvelut. Juristimme omaa laajan kokemuksen kiinteistö- ja sopimusalan asioista, ja auttaa tarvittaessa asiakkaitamme syvempää lakiasiantuntemusta vaativissa ongelmissa, kuten sopimusriitojen ratkaisemisessa, taloyhtiön riita- ja sovintoneuvotteluissa, laajoissa yhtiöjärjestysmuutoksissa, takuuasioissa sekä mahdollisissa uudiskohdekysymyksissä. Lakimiestemme tuella hallinnollinen isännöitsijä pitää huolen siitä, että kaikkia taloyhtiön asiakirjoja ja ilmoituksia käsitellään lainmukaisesti ja ne toimitetaan aina asian vaatimille tahoille.
